Déclaration de protection de la vie privée ;
La loi sur la protection de la vie privée autorise la constitution de fichiers par une association ou une A.S.B.L. ayant une base juridique afin de remplir une mission de défense des intérêts vitaux de la personne concernée. L’association a le droit de constituer un fichier sous certaines conditions (voir ci-dessous) MAIS les données à caractère personnel recueillies et traitées par une fondation, une association ou tout autre organisme sans but lucratif sont exemptées de l’obligation d’être déclarées à la Commission Vie Privée.
Néanmoins, dans un but de transparence, notre association a procédé à une déclaration publiée dans le registre public de la Commission et porte le numéro d’identification VT005086587.
a. Conditions à respecter :
Les données doivent être :
1 – traitées loyalement et conformément à la loi ;
2 – collectées à des fins déterminées, explicites, et légitimes et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ses finalités. Un membre ne peut pas utiliser les données pour promouvoir une activité personnelle, son activité professionnelle ou politique ;
3 – adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont obtenues.
4 – exactes et, si nécessaire, mises à jour ;
5 – conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont obtenues.
Il est donc nécessaire de nettoyer le fichier chaque année, en supprimant les coordonnées des personnes démissionnaires ou décédées.
6 – aucune personne ne peut être enregistrée sur la base d’information obtenues de tiers sans qu’elle n’en ait été informée au préalable ;
7 – les données ne peuvent pas être communiquées à des tiers, sauf dans le cadre de l’application d’une disposition légale ou réglementaire.
Il est interdit de transmettre un fichier, c’est l’association qui doit envoyer les invitations ou autres communications à ses membres ;
8 – les données à caractère personnel recueillies sur base du bulletin d’adhésion et traitées par notre association ne peuvent se faire qu’avec l’accord des intéressés ;
9 – pour les personnes qui s’affilient à notre association, les données traitées sur fichier sont le nom, le prénom, l’adresse et le numéro de membre utilisés pour l’enregistrement de la cotisation et la transmission du bulletin ;
10 – nous ne détenons aucune autre donnée sur fichier et en aucun cas ne les mettons à la disposition de tiers ;
11 – toutes les informations que nous détenons dans le cadre de nos activités sont protégées (tant les données ‘’papier’’ que les données électroniques) et restent strictement confidentielles ;
12 – certaines données non identifiables sont collectées dans le cadre des activités de notre association à but non lucratif dans l’intérêt vital de la personne, pour une finalité sociale, explicite et légitime. Ces données (non traitées dans un fichier) sont effacées si la personne ne s’affilie pas.
(Loi du 11/12/98 mise en application le 01/09/2001 concernant le traitement des données).
b. Mentions légales devant figurer sur le document d’adhésion:
‘’les traitements de données à caractère personnel sont utilisées dans le respect de la Réglementation Européenne relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel’’ ;
l’adresse de contact et le nom du responsable du fichier ;
droit de regard et de rectification sans frais, des données concernant le membre. ‘’conformément à la loi, le membre dispose d’un droit d’accès aux informations que nous conservons ainsi qu’un droit de correction. Sur requête, vous avez donc la possibilité de connaître les données à caractère personnel vous concernant et de les corriger. Si vous souhaitez exercer ces droits, contactez-nous à l’adresse du siège de l’association.
la non rectification des données d’un membre, à la demande expresse de celui-ci, constitue une violation de la loi sur la vie privée
attention, les courriers adressés aux membres par adresse mail via les ordinateurs doivent être bien identifiés comme venant de l’association.
c. Mail – Site Internet :
pour envoyer des convocations, des rapports de réunions, des plans comptables à des groupes de travail, aux administrateurs, aux membres effectifs, il faut respecter certaines règles légales !!! (voir le point ‘’conditions à respecter’’ en page 18). Les procès-verbaux et décisions des réunions sont transmis uniquement aux membres du comité des sections. Ils ne peuvent être utilisés en dehors du cadre de notre association. Ils sont conservés et classés au siège de l’association. Ils peuvent être consultés par les membres de l’association en ordre de cotisation déclinant leur identité ;
la publication d’informations sur Internet est soumise à la législation. Il faut être attentif à différents aspects de contenus que vous pourriez mettre en ligne ;
si vous mettez des photos en ligne, il est plus prudent de prendre des mesures de sécurité afin d’éviter un usage abusif des images et d’avoir obtenu un droit à l’image ;
soyez attentifs aux contenus illicites ou préjudiciables, aux propos injurieux, calomnieux ou diffamatoires (c’est-à-dire des accusations mensongères qui portent atteintes à la réputation, à l’honneur).